محاضرات في احتراف الاكسس هديه اعضاء المنتدى من المدير

بسم الله الرحمن الرحيم

المحاضرة الاولى:

اهداف المحاضرة
1- تعريف قواعد البيانات.
2- خطوات تشغيل الـ Access.
3- الجداول Tables.
4- مهارة الانتقال من وضع التصميم إلى وضع إدخال البيانات.
5- مهارة نسخ جدول أو استعلام أو أي شئ آخر من قاعدة بيانات خارجية.
6- مهارة إحضار جدول من الـ Excel إلى الـAccess.
7- مهارة تغيير اسم الجدول أو نسخ الجدول.
8- تمرين المحاضرة القادمة.

1- تعريف قواعد البيانات
1) هي كم هائل من البيانات و لكنها مرتبة و منظمة بحيث يسهل الاستفادة منها.
2) هناك برامج أخرى تتعامل مع قواعد البيانات مثل ( FoxPro، Oracle ).
3) يطلق على البرامج التي تتعامل مع قواعد البيانات " Database Management System" و الإختصار هو DBMS " " أي نظام إدارة قواعد البيانات.
4) ملفات الـ Access تأخذ الإمتـــداد :
• " MDB " أي " Microsoft Database ".
• " MDE " أي " Microsoft Data Encrypt ".

ملاحظات
1) الـ Access موجهة للمبرمجين و ليس المستخدمين.
2) في حالة الرغبة في تشغيل ملف Access، تم إنشاءه من قبل بإستخدام Access XP، و نريــد أن نـفتح هــذا المـلـف في Access 97. نقوم بالخطوات الأتية :
• مــن داخــل Access XP نفـتح قائمــة Tools Database Utilities.
• Convert Database To Access 97 File Format.

2- خطوات تشغيل الـ Access
1) Start Programs Microsoft Access.
2) تظهر نافذة بها 3 إختيارات:
• Blank Database : قاعدة بيانات فارغة.
• Database Wizard : معــالج قواعـــد البيانات ( أي مجموعة من قواعد البيانات الفارغة مقدمة من شركة Microsoft ).
• Open an Existing Database : فتح قاعدة بيانات موجودة سابقاً.
2) أنشط Blank Database. تظهر نافذة " File New Database ".
3) نسمي قاعدة البيانات باسم " قاعدة بيانات جديدة " ثم Create.
4) رد الفعل تظهر نافذة " Database ", نلاحظ أن ملف قاعدة البيانات الذي سوف يكون له إمتداد (extension ) *.mdb من الأتي:
• Tables : يقصد بها الجداول يصممها المبرمج و يضع بها كل القواعد المطلوبة. علماً بأن الـ User لن يرى هذه الجداول أو يرى التصميم.
• Queries : يقصد بها الإستعلامات، يصممها المبرمج.
• Forms : أي النماذج التي يقوم المبرمج بتصميمها أيضاً و يسلمه للـ User.
• Reports : أي التقارير، يصممها المبرمج لكي يظهر ناتج عملية المنشأة، و أيضاً ستخدمها الـ User.
• Macros : عبارة عن مجموعة من البرامج الجاهزة المقدمة من شركة Microsoft لخدمة المبرمجين. حيث يقوم المبرمج استخدام الـ Macro و الاستفادة منه.
• Modules : الوحدات النمطية، أي بكتب المبرمج أوامر بلغة Access Basic و هي لغة تشبه Visual Basic.


• الفرق بين الـ Macro و الـ Modules
Macro Modules
برامج صغيرة جاهزة لابد كتابة أوامر به

عند تسليم البرنامج هناك 3 احتمالات:
• أن تسلم العميل قاعدة البيانات بشرط أن يكون لديه Access.
• أن تدخل قاعدة البيانات داخل الـ Visual Basic و تحصل على ملف يأخذ امتداد ( extension ) فيكون كالأتي" *.exe ". وفي هذه الحالة ليس من الضروري أن يكون لدى العميل برنامج الـ Access.
• أن يقوم المبرمج بالاستعانة ببرنامج يسمى Tool Kit. وهذا البرنامج يقوم بتحويل ملفات الـ Database ملفات *.exe.

3- الجداول Tables
1) نضغط على Table New Design View.
2) تظهر نافذة " Table " مقسمة إلي 3 أقسام:
Field Name ( اسم الحقل ):
يكتب اسم الحقل مع مراعاة الشروط الأتية:
• لا يزيد عن 64 حرف أو رقم.
• يبدأ بحرف و لا يبدأ برقم، وكذلك لا يبدأ بمسافة.
• من المستحسن أن يكون باللغة الإنجليزية.
Data Type ( نوع الحقل ) :
• Text: هو الحقل النصي و هو يقبل أرقام و حروف، و لا يمكن إجراء عمليات حسابية على الأرقام التي تدخل فيه, و الحد الأقصى 255 حرف أو رقم, مثال لذلك " الاسم ".
• Memo: هو حقل يقبل أرقام و حروف حتى 6000 حرف أو رقم. و اكن بعيبه انه لا يمكن عمل Query عليه, مثال لذلك " السيرة الذاتية ".
• Number: الحقول الرقمية هي حقول تقبل أرقام فقط و لا تقبل حروف، و يمكن إجراء عمليات حسابية عليه، , مثال لذلك " المرتب الأساسي ".
• Data/Time: حقل الوقت و التاريخ هو حقل يقبل أوقات و تواريخ و يمكن إجراء عمليات حسابية عليه, مثال لذلك " تاريخ الميلاد ".
• Currency: حقل العملة هو حقل يشبه الحقول الرقمية و لكن يختلف في انه اكثر دقة و يظهر علامة العملة, مثال لذلك " صافي المرتب ".
• AutoNumber: حقل الترقيم التلقائي هو حقل يقوم آل Access بكتابة أرقامه تلقائياً, مثال المسلسل أي " كود الطالب "، " كود الصنف "، " كود الموظف ".
• Yes/No: هو حقل يختاره المبرمج حيث يكون هناك احتمالين, مثال لذلك " نوع الموظف " و " سداد الفاتورة " و " الديانة " و هكذا. و يلاحظ عند إدخال السجلات يظهر للمستخدم Check Box إذا وضع بداخله علامة ( صح ) تترجم إلى Yes و إذا تم تركه فارغاً تترجم إلى No.يمكن أن نكتب أمام الـ Description " ضع علامة ( صح ) أمام الموظفات و اتركه فارغاً أمام الموظفين".
• OLE Object: هو حقل يقبل صور و رسم بياني و هو اختصار لـObject Linking Embedded ويقصد به الكائنات المرتبطة المنضمة، إنها عبارة عن صور سوف ترتبط بالسجل.
• Hyperlink: هو حقل ارتباط تشعبي و يمكن من خلاله الدخول على موقع على الإنترنت و أيضا يمكن فتح ملف Word أو Excel.
Description ( وصف الحقل ) :
أي رســـالة و كأنها Online Help يكتبهــا المبرمج لتظهـــر للمســـتخدم في شــريط المعلومات Statues Bar.

خطوات حفظ الجدول:
1) نضغط على Save، تظهر نافذة " Save As ".
2) اكتب اسم الجدول و ليكن " بيانات الموظفين ".
3) تظهر رسالة تسال إذا أردنا نعمل Primary key أو لا. نختار No.
4) اغلق الجدول.

4- خطوات الانتقال من وضع التصميم إلى وضع إدخال البيانات
الطريقة الأولى من خلال Database Window:
نجد 3 Buttons :
Open: لفتح الجدول في وضع الـ Datasheet View.
Design: لفتح تصميم الجدول أي Design View.
New: من خلالها يمكن إنشاء جدول جديد.

الطريقة الثانية من خلال قائمة View:
Design View: الانتقال إلى وضع التصميم.
Datasheet View: الانتقال إلى وضع إدخال البيانات.

الطريقة الثانية من شريط الأدوات Table Datasheet :
حيث توجد أيكونه في هذا الشريط تعمل On/Off أو يكن الاختيار الوضع الذي نريد.

5- مهارة نسخ جدول أو استعلام أو أي شئ آخر من قاعدة بيانات خارجية
1) File Get External Data Import ( إحضار بيانات خارجية ).
2) تظهر نافذة " Import " بها ملفات قواعد البيانات.
3) اختار قاعدة البيانات ثم اضغط Import.
4) تظهر قائمة بالجداول و الاستعلامات و النماذج.
5) اختار شئ واحد ( Ctrl + Mouse ).اختار الكل ( Select All ) ثم Ok.

6- مهارة إحضار جدول من الـ Excel إلى الـAccess
1) File Get External Data Import.
2) اختار Microsoft Excel من Files of type.
3) أختار الملف الذي أريده ثم Double click أو Import.
4) تظهر نافذة اختار منها اسم الـ Sheet الذي أريده ثم Next.
5) انشط First Row Contains Column Headings ثم Next.
6) الـ Access يسأل إذا كنا نريد وضع البيانات في جدول جديد أو على جدول موجود سابقاً.
7) Next ثم Finish.

7- مهارة تغيير اسم الجدول أو نسخ الجدول
1) من خلال الـ Database window، ثم Right Click على أي جدول تظهر Short Menu.
2) بعد عمل Copy نقوم بعمل Paste في الفراغ.
3) تظهر نافذة أقوم بكتابة اسم الجدول الجديد.
4) و نفس الخطوات بالنسبة تغيير اسم الجدول.

8- تمرين المحاضرة القادمة
مطلوب عمل الأتي:
1) إنشاء قاعدة بيانات جديدة باسم " المحاضرة الثانية في قاعدة البيانات".
2) إنشاء جدول جديد به الحقول الآتية:
اسم الموظف Text
العنوان Text
نوع الموظف Yes/No
ديانة الموظف Yes/No
تاريخ الميلاد Date/Time
المرتب الأساسي Number
صورة الموظف OLE
3) يكتب Description لكل حقل.
4) يحفظ الجدول باسم " بيانات الموظفين ".


وانتظرو المزيد ......هذه سلسلة من المحاضرات.

المحاضرة الثانية
اهداف المحاضرة:
1- التعرف على خصائص الحقول.
2- الاستعلامات Queries.
3- مهارة رؤية نتيجة الـ Query.
4- مهارة حفظ آل Query.
5- تمرين المحاضرة القادمة.

1- التعرف على خصائص الحقولValidation Rule
يقصد بهذه الخاصية التحقق من صحة البيانات التي ادخلها المستخدم و يقصد بها أن يقوم المبرمج بكتابة شرط . فإذا التزم المستخدم بهذا الشرط سمحنا له باستكمال البيانات، و إذا لم يلتزم المستخدم بهذا الشرط تظهر له رسالة خطأ.

Validation Text
يقصد به نص يظهر للمستخدم حينما لا يلتزم المسـتخدم بشروط الـ Validation Rule.

مثال1
بفرض أن المرتبات يجب أن تكون اكبر من أو تساوي 400.
الخطوات:
1) نتحول إلى وضع الـ Design.
2) نقف على حق المرتب.
3) أمام خاصية Validation Rule نكتب الشرط و ليكن " >= 400 ".و معناها لابد أن يكون المرتب اكبر من أو يساوي 400.
4) ثم أمام خاصية Validation Text نكتب عبارة " يرجى التحقق من صحة البيانات ".
5) للتأكد نفتح قائمة View Datasheet View.
6) بعد ذلك نحاول إدخال بيانات في الجدول و خاصة في حقل المرتب.

ملاحظات:
• عندما تظهر علامة القلم أمام السجل هذا معناه انه لم يتم حفظ السجل بعد.
• لحذف ســـجل أو اكثــر يتم عمل Highlight Right Click Delete Record.

مثال2
بفرض أن المرتبات يجب أن تنحصر ما بين 400 ، 10000.
الخطوات:
1) يكتب الشرط " between 400 and 10000 " أمام Validation Rule.
2) للتأكد نفتح قائمة View Datasheet View.
3) بعد ذلك نحاول إدخال بيانات في الجدول و خاصة في حقل المرتب.

Default value
أي خاصية القيمة الافتراضية.ويقصد بها قيمة أو عبارة تظهر دائماً للمستخدم، حيث يجوز للمستخدم أن يقبلها أو يجوز أن يرفضها.

مثال1
بفرض أن معظم من يعملون هذه الشركة داخل مدينة السادس من اكتو بر.
الخطوات:
1) نقف أمام حقل العنوان و نتأكد أن نوع هذا الحقل Text.
2) أمام عبارة Default Value نكتب عبارة " السادس من اكتو بر ".
3) للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.
4) يلاحظ ظهور عبارة " السادس من اكتو بر " في حقل العنوان. حيث يمكن للمستخدم أن يوافق على هذه العبارة أو يمكن إلغاء هذه العبارة و تغييرها بعبارة أخرى ( عنوان آخر ).

مثال 2
بفرض أن معظم العاملين بالشركة سوف يأخذون القيمة " Yes ".
الخطوات:
1) نقف على حقل " نوع الموظف ".
2) ثم أمام خاصية Default Value نكتب " Yes ".
3) للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.
4) يلاحظ ظهور علامة ( صح ) أمام حقل "نوع الموظف".وهذا معناه أن القيمة الافتراضية لهذا الحقل هو " Yes ".

Caption
يقصد به اسم توضيحي يكون اكثر وضحاً للمستخدم. يسمح باختيار عنوان ليظهر في النماذج والتقارير والملصقات بدلاً من أسم الحقل.

مثال
بفرض أننا نريد كتابة " Salary " في Filed Name و كتابة " المرتب الأساسي " في خاصية Caption.
الخطوات:
1) نقف في حقل" المرتب الأساسي " في وضع الـ Design View.
2) ثم نمسح هذه العبارة و نكتب " Salary " و هذا هو الاسم البرمجي الذي سوف يلتزم به المبرمج و يستخدمه في المعادلات.
3) في قسم خصائص الحقول Field Properties نكتب عبارة " المرتب الأساسي " أمام خاصية Caption.
4) للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.
5) نلاحظ أن " المرتب الأساسي " ظهرت أمامي بدلاً من "Salary ".

Required
هذه الخاصية معناه مطلوب. فإذا جعلها المبرمج " Yes " فهذا معناه إجبار المستخدم على إدخال بيانات. و إذا جعلها " No " فهذا معناه عدم إجبار المستخدم على إدخال بيانات.

مثال
الخطوات:
1) نقف في حقل اسم الموظف في وضع الـ Design View.
2) ثم نجعل خاصية Required " Yes " هذا معناه أن المستخدم يجب إدخال الاسم في حقل " اسم الموظف ".
3) للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.

Field Size
أي خاصية طول الحقل.

أولا استخدام الـ Field Size داخل الحقول النصية:
1) نقف أمام حقل " الاسم " و نتأكد أن نوعه Text.
2) ثم أمام Field Size نكتب 5.
3) للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.
4) نحاول إدخال بيانات اكثر من 5 حروف.

ثانياً استخدام الـ Field Size داخل الحقول الرقمية:
1) نقف أمام حقل المرتب و نتأكد أن نوعه Number.
2) تظهر الخصائص التالية:
• Byte: يقبل أرقام صحيحة فقط بحد أقصى 255 وهي قيمة و ليست عدد. مثال على ذلك ( 255 درجة، 255 جنيه ).
• Integer: يقبل أرقام صحيحة فقط و لا يقبل عشري. هذه الأرقام تتراوح بين -32767 و 32768.
• Long Integer: يقبل أرقام صحيحة فقط بدون حد أقصى.
• Single: يقبل أرقام صحيحة و أرقام عشرية. بحد أقصى 7 أرقام عشرية.
• Double: يقبل أرقام صحيحة و أرقام عشرية. بحد أقصى 15 أرقام عشرية.

Format
ويقصد بها تنسيق الأرقام.

Decimal Places
عدد الأرقام العشرية المسموح بها للمستخدم.

Input Mask
يقصد بقناع الإدخال هيئة أو شكل يستخدم في إدخال البيانات.

مثال
الخطوات:
1) نتأكد أن حقل " رقم التليفون " Text.
2) أمام خاصية Input Mask نكتب الأتي: 000-0000000 .
3) للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.

Indexed
أي خاصية مفهرس. و لها 3 احتمالات:
• No: أن يكون الحقل غير مفهرس.
• Yes (Duplicates Ok): مفهرس مع السماح بالتكرار.
• Yes (No Duplicates): مفهرس مع عدم التكرار.

لاحظ
• الحقل المفهرس هو حقل يسهل البحث بداخله.

مطلوب عمل الأتي:
إدخال 5 Records تمهيداً لعمل Query.

2- الاستعلامات Queriesالخطوات:
1) Queries New Design View Ok.
2) تظهر نافذة " Show Table " حيث يوجد بها جميع الجداول الموجودة عندي في قاعدة البيانات.
3) اختار الجدول ثم Add ثم Close.
4) نلاحظ ظهور قائمة بالحقول موجودة أعلى الشاشة.
5) انزل الحقول إلى الشبكة الموجودة بأسفل الشاشة.
6) بفرض أننا نريد البحث عن المسلمين:
• نقف على حقل الديانة وفي صف آل Criteria نكتب " Yes ".
• هذا معناه مطلوب البحث عمن يحملون الديانة " Yes ".

3- مهارة رؤية نتيجة الـ Query
1) نفتح قائمة Query ثم نختار Run.
2) أو نضغط على الايكونة الموجودة بـ Query Design Bar.

4- مهارة حفظ الـ Query
1) نضغط على ايكونة Save لحفظ آل Query.
2) نغلق آل Query و نرجع إلى Database Window.

5- تمرين المحاضرة القادمة
1) إنشاء قاعدة بيانات جديدة باسم " قاعدة بيانات المحاضرة الثالثة "
2) إنشاء جدول باسم " جدول بيانات شخصية و مالية " تصميمه كالأتي:
الاسم Text
النوع Yes/No
العنوان Text
الديانة Yes/No
الإدارة Text
المرتب Number
تاريخ التعيين Date/Time
3) على أن يتم إدخال بيانات 5 Records.
4) يتم عمل استعلام تحديد ( Select Query ) باسم " مسلمين " للبحث عن المسلمين.
5) يتم عمل استعلام تحديد ( Select Query ) باسم " مسيحين " للبحث عن المسيحين.
6) مع مراعاة أن المسلمين يأخذون " Yes " و المسيحين يأخذون " No ".

كويسة
مشي هيك
وخليك في المقدمة
تقبل مروري